ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации
1 Общие требования к документам
1.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
1.2 Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа.
2 Поля документа
2.1 Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.
2.2 Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
2.3 При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3 Нумерация страниц
3.1 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
4 Выравнивание текста
4.1 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
5 Гарнитуры и размер шрифта
5.1 Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
6 Интервалы и отступы
6.1 Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
6.2 Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
6.3 Текст документа печатается через 1—1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
6.4 Интервал между буквами в словах — обычный.
6.5 Интервал между словами — один пробел.
7 Разделы, подразделы, пункты, подпункты
7.1 Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
7.2 При большом объеме документа допускается разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги. Каждую часть и книгу комплектуют отдельно. Всем частям дают наименования и присваивают обозначение документа. Начиная со второй части, к этому обозначению добавляют порядковый номер, например: ХХХХ.331112.032Ф0, ХХХХ.331112.032Ф01, ХХХХ.331112.032Ф02 и т.д. Всем книгам дают наименование и присваивают порядковый номер.
7.3 Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы). Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.
7.4 Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм. При выполнении текстовых документов автоматизированным способом допускается применять расстояния, близкие к указанным интервалам.
7.5 Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится.
7.6 Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками.
7.7 Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется.
7.8 Если текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами в пределах документа.
7.9 Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.
7.10 Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву русского или латинского алфавитов, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа.
7.11 Пункты, как правило, заголовков не имеют.
8 Герб
8.1 Изображение герба помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
8.2 Герб воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. No 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления..
9 Эмблема
9.1 Изображение эмблемы организации помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
9.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, воспроизводится на бланках документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций.
10 Товарный знак
10.1 Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
10.2 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). 
11 Код формы документа
11.1 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором. располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по»(наименование классификатора) и цифрового кода.
12 Наименование автора документа
12.1 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации. если оно предусмотрено уставом (положением).Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
12.2 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения. представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.
12.3 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области,автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
13 Справочные данные об организации
13.1 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на налоговый учет (ИНН / КПП).
14 Наименование вида документа
14.1 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации,наименованием структурного подразделения, наименованием должности).
15 Дата документа
15.1 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события,зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
15.2 Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
16 Регистрационный номер документа
16.1 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа. состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
16.2 На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
17 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
17.1 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
18 Место составления (издания) документа
18.1 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых(служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
18.2 Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
19 Гриф ограничения доступа к документу
19.1 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
19.2 Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
20 Адресат
20.1 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
20.2 Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
20.3 Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
20.4 При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
Например: Руководителю Федерального архивного агентства Фамилия И.О.
20.5 При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Например: Федеральное архивное агентство или Росархив
20.6 При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат»указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
Например: Федеральное архивное агентство Отдел государственной службы, кадров и наград
20.7 При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя. включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину),если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Например: АО «Профиль» Руководителю договорно-правового отдела Фамилия И.О.
20.8 При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно. При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом«Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым,третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
20.9 В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234. Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
Например: Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 
20.10 При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.
20.11 При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте)почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона / факса).
21 Гриф утверждения
21.1  Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
21.2 Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
21.3 При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
21.4 При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА. УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже,его даты, номера.
21.5 При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ,дата и номер протокола (в скобках).
22 Заголовок к тексту
22.1 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4—5 строк.
22.2 Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.
23 Отметка о приложении
23.1 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том. что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям,договорам, планам, отчетам и др. документам).
23.2 В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
- если приложение названо в тексте: «Приложение: на 2 л. в 1 экз.»;
- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений. количество листов и экземпляров каждого приложения: «Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.в 1 экз.»;
- если приложение (приложения) сброшюровано: «Приложение: отчет о НИР в 2 экз.»;
- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц: «Приложение: письмо Росархива от 05.06.2015 № 02-6/172 и приложения к нему,всего на 5 л.»;
 - если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и д р): «Приложение: CD в 1 экз.». При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
23.3 В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак ном ера:...(приложение № 2);
- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается: «Приложение № 2к приказу АО «Профиль»от 15.08.2015 № 112».
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
23.4 Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения,в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
24 Гриф согласования документа
24.1 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти. организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться: 
- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
- на последнем листе документа под текстом;
- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
24.2 Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии,даты согласования.
24.3 Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.
25 Виза
25.1 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
25.2 В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1. В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу. В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело. По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.
26 Подпись
26.1  Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
26.2 Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
26.3 При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
26.4 При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение. их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
26.5 В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
26.6 При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
26.7 При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя. исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи,если документ подписывает иное должностное лицо.
27 Печать
27.1 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц. фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах,предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
28 Отметка об исполнителе
28.1 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
28.2 Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или. при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
29 Отметка о заверении
29.1  Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа(выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»: наименование должности лица, заверившего копию: его собственноручную подпись: расшифровку подписи (инициалы, фамилию): дату заверения копии (выписки из документа).
29.2 Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N4 ... за ... год») и заверяется печатью организации.
29.3 Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
30 Отметка о поступлении документа
30.1 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
30.2 Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
31 Резолюция
31.1 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
31.2 Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу,при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
31 Отметка о контроле
31.1 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
32 Отметка о направлении документа в дело
32.1 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел. в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
32.2 Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
33 Нормативные ссылки
33.1 ГОСТ 2.105—95 Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам.
33.2 ГОСТ Р 7.0.97—2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
АбзацПечать